| ۱ |
بررسی اولیه و آمادهسازی |
- دریافت بسته نرمافزار و سختافزار از تامین کننده.
- بررسی صحت محتویات با لیست اقلام (مانند کامپیوتر، مانیتور، کشو پول، پرینتر فاکتور، بارکد اسکنر، کارتخوان).
- انتخاب محل مناسب برای استقرار (دسترسی به پریز برق، امنیت، دسترسی آسان کاربر). |
اطمینان حاصل کنید که فضای کافی برای قرارگیری تمامی تجهیزات و همچنین فضای کاری مناسب برای کاربر وجود داشته باشد. محل باید از نور مستقیم خورشید و رطوبت دور باشد. |
| ۲ |
اتصالات اولیه سختافزار |
- اتصال مانیتور به کامپیوتر.
- متصل کردن کیبورد و ماوس.
- نصب و اتصال پرینتر فاکتور (از طریق پورت USB یا اترنت).
- اتصال کشو پول به پرینتر فاکتور یا مستقیم به کامپیوتر.
- اتصال بارکد اسکنر (معمولاً از طریق USB). |
در هنگام اتصال کشو پول، اغلب نیاز به نصب درایور خاصی است. راهنمای دستگاه را مطالعه کنید. برای پرینتر حرارتی، کاغذ رول را مطابق راهنما قرار دهید. |
| ۳ |
نصب و پیکربندی نرمافزار |
- نصب سیستم عامل (در صورت نیاز).
- نصب نرمافزار صندوق فروشگاهی.
- اجرای اولیه نرمافزار و انجام تنظیمات پایه (تعیین زبان، تاریخ و ساعت).
- تعریف پروفایل فروشگاه (نام، آدرس، شماره تماس). |
حتماً از آخرین نسخه پایدار نرمافزار استفاده کنید. اطلاعات فروشگاه را با دقت وارد نمایید، زیرا در سربرگ فاکتورها درج میشود. |
| ۴ |
تنظیمات اصلی و اساسی |
- تعریف کاربران سیستم و اختصاص نام کاربری و رمز عبور امن.
- تنظیم دسترسیهای هر کاربر (مثلاً دسترسی به گزارشهای مالی یا ویرایش کالا).
- تنظیم واحدهای پولی (ریال، تومان).
- تعریف انواع پرداخت (نقدی، کارت، اعتبار). |
ایجاد سطوح دسترسی برای کاربران مختلف، امنیت مالی و کنترل داخلی را افزایش میدهد. رمزهای عبور باید قوی باشند. |
| ۵ |
ثبت اطلاعات پایه (حیاتی) |
- تعریف گروههای کالا: مانند لبنیات، خشکبار، نوشیدنی.
- تعریف واحدهای اندازهگیری: عدد، کیلوگرم، متر.
- ثبت اطلاعات تک تک کالاها: شامل نام، کد کالا (یا بارکد)، قیمت خرید، قیمت فروش، موجودی اولیه، گروه و واحد.
- تعریف اطلاعات مشتریان دائم (اختیاری). |
دقت در ثبت صحیح و منظم اطلاعات کالاها، کلید موفقیت در استفاده از سیستم است. کد یا بارکد کالا باید منحصر به فرد باشد. |
| ۶ |
تنظیمات مرتبط با مالیات و صورتحساب |
- تنظیم نرخ مالیات بر ارزش افزوده (در صورت نیاز).
- شخصیسازی قالب فاکتور (افزودن لوگو، متن تشکر، شرایط فروش).
- تنظیم شماره سریال فاکتورها. |
مطمئن شوید تنظیمات مالیاتی با قوانین روز کشور تطابق دارد. پیشنمایش فاکتور را قبل از استفاده نهایی بررسی کنید. |
| ۷ |
اتصال و تست تجهیزات جانبی |
- اتصال دستگاه کارتخوان (معمولاً از طریق درگاه USB یا بلوتوث) و تنظیم آن در نرمافزار.
- تست عملکرد کشو پول با صدور یک فاکتور آزمایشی.
- تست چاپ پرینتر فاکتور.
- تست اسکن بارکد اسکنر. |
پس از اتصال کارتخوان، یک تراکنش آزمایشی کوچک برای اطمینان از ارتباط صحیح با نرمافزار انجام دهید. |
| ۸ |
آموزش کاربران و راهاندازی آزمایشی |
- آموزش روش ثبت یک فروش ساده به کاربران.
- آموزش شیوه برگشت زدن فاکتور.
- آموزش خروج از سیستم و عوض کردن کاربر.
- انجام چندین فروش و برگشت از فروش آزمایشی با شرایط مختلف. |
در این مرحله، بدون انجام معامله واقعی، تمامی سناریوها شبیهسازی شود. این کار باعث کشف خطاهای احتمالی میشود. |
| ۹ |
بکآپ گیری و شروع به کار رسمی |
- تنظیم سیستم پشتیبانگیری خودکار از اطلاعات (بر روی فضای ابری یا هارد اکسترنال).
- اطمینان از ثبت صحیح موجودی اولیه تمام کالاها.
- تعیین یک تاریخ و ساعت برای شروع به کار رسمی سیستم.
- انجام اولین فروش واقعی. |
پشتیبانگیری منظم مهمترین توصیه است. اطمینان حاصل کنید فرآیند بکآپ به درستی انجام میشود. |
| ۱۰ |
پشتیبانی و نگهداری مستمر |
- روزانه: بستن صندوق، تطبیق مالی و بررسی گزارشهای روزانه.
- منظم: بهروزرسانی نرمافزار، پاکسازی دادههای موقت.
- دورهای: نظافت سختافزار (مانند هد پرینتر حرارتی).
- ارتباط با پشتیبانی فنی در صورت بروز مشکل. |
ایجاد یک چکلیست روزانه برای کاربر صندوق، از بروز بسیاری از اشکالات جلوگیری میکند. گزارشهای مالی را دورهای بررسی کنید. |